V dnešní době se stále více upouští od reálného světa a veškeré dění se přesouvá do toho virtuálního. Řešíme digitální marketing, tvorbu webových stránek, platíme si reklamy na internetu, tvoříme e-shopy a budujeme si naše sociální sítě. To samé platí i o rezervačních systémech. V dnešní době už existuje spousta třetích stran, které rezervační systémy nabízí, a jsou nejen univerzální, ale také velice sofistikované a poskytují i nepřeberné množství specifických funkcí.
U ubytovacích zařízení je již rezervační systém v dnešní době naprostou nutností, a proto většina ubytování již rezervační systém má. U ostatních služeb, jako jsou kadeřnictví, fitness a wellness zařízení, advokátní kanceláře nebo různé poradny a další, stále rezervační systém není na prvním místě. Rezervační systémy však šetří čas nejen vám, jakožto podnikatelům a poskytovatelům služeb, ale také vašim zákazníkům a klientům. Ať už tedy provozujete pneuservis, restauraci, kavárnu, kadeřnictví, zdravotnické zařízení nebo třeba poradnu, rezervační systémy vám mohou velice usnadnit a zefektivnit vaši práci.
Co je vlastně rezervační systém?
Rezervační systém je univerzální a efektivní nástroj, který umožňuje v reálném čase rezervovat a rušit termíny pro poskytnutí služeb nebo ubytování. Je to tedy v podstatě forma e-shopu, kde si zákazník může kromě rezervace termínu také třeba vybrat z portfolia nabízených služeb, určit si individuální požadavky nebo svou online rezervaci zaplatit. Druhů rezervačních systémů je celá řada a vy si tak můžete vybrat takový, který dokonale odpovídá vašim potřebám a zároveň naplňuje očekávání vašich klientů/zákazníků. Rezervační systém je také skvělým doplňkem pro každou webovou prezentaci a disponuje nepřeberným množstvím funkcí, od těch základních až po ty nejpokročilejší.
Jak rezervační systémy fungují?
Kalendář
Každý rezervační systém disponuje přehledně zpracovaným plánovačem, který slouží k vybírání vhodných termínů nejen pro vaše klienty/zákazníky, ale také z hlediska vašich časových možností a kapacit. Vaši zákazníci vám tedy nemusí volat a každý termín s vámi individuálně dohodnout. Stačí, když si otevřou kalendář a v reálném čase vidí, jaké termíny jsou volné a kam se mohou zapsat. Zároveň když chtějí daný termín přesunout nebo zrušit, učiní tak rychle a odkudkoli. Vy tak máte přehled o tom, kolik zákazníků je na daný termín objednaných, a můžete si podle toho zorganizovat váš čas.
U plánovače je důležité to, aby byl zpracovaný jednoduše a přehledně, abyste se v něm vy i vaši zákazníci rychle zorientovali a pracovalo se vám v něm komfortně. Zároveň je nespornou výhodou, když je tento kalendář přenositelný a dostupný tak na počítači i na každém Android i iOS zařízení. Některé rezervační systémy umožňují také synchronizaci vašeho objednávkového kalendáře s vašimi ostatními kalendáři, aby se vám termíny nepřekrývaly. Většina kalendářů disponuje také přehlednými filtry a dalšími specifickými funkcemi.
Online rezervace
Obrovskou výhodou u rezervačních systémů je zkrátka možnost online rezervace. Jste tedy k dispozici neustále a objednávky můžete přijímat non-stop. Nejenže je to velice pohodlné pro vás a vaše klienty, ale také je to časově úsporné a velice efektivní, když si uvědomíte, kolik vám za den může přijít objednávek. Nastavení online rezervací je také možné si individuálně přizpůsobit. Schvalovat provedené rezervace můžete jak ručně, tak i automaticky, takže se o rezervace v podstatě vůbec nemusíte starat.
Součástí rezervačních systémů také často bývá podpora platebních brán, takže vám zákazníci mohou za zarezervované služby rovnou zaplatit či uplatňovat slevové kupony. Také je možné si importovat a exportovat zákazníky a jejich rezervace nebo si vytvořit vlastní položky v rezervačních formulářích. Zkrátka možnosti rezervačních systémů jsou rozsáhlé a je tak zcela na vás, jak si celý rezervační systém nastavíte.
Správa klientů
Další častou funkcí rezervačních systému je správa klientů. Klienti a zákazníci jsou pro vaše podnikání tím nejdůležitějším, a proto byste měli myslet především na ně. S pomocí rezervačního systému zařídíte, aby se u vás cítili dobře a pravidelně se k vám vraceli. Především díky přehledům v rezervačním systému toho můžete dosáhnout. Některé rezervační systémy totiž disponují seznamy vašich klientů včetně veškerých užitečných parametrů. Všechny důležité informace tak naleznete na jednom místě. Můžete vyhledat konkrétního zákazníka, vytvořit si vlastní věrnostní program nebo si můžete přidávat poznámky k jednotlivým klientům.
Přínosem je to však i pro vaše klienty, jelikož máte na jenom místě všechny jejich individuální požadavky a specifika. Vy tak můžete naplnit jejich očekávání a poskytnout jim takový komfort, který si zaslouží. Pohodlí rezervačního systému ocení i z toho důvodu, že ve většině případů se stačí pouze zaregistrovat a nemusí si nic instalovat. Díky tomu mohou začít rezervační systém ihned využívat.
Přehledy
Většina rezervačních systémů disponuje také funkcí přehledů. To znamená, že rezervační systém archivuje veškeré informace a vy tak můžete využít reporty a statistiky k efektivnějšímu plánování. Díky tomu získáte přesný přehled, jak se vašemu podnikání daří, a možná vás i nasměruje, co byste mohli zlepšit. Vašim klientům také můžete posílat připomínky a vyhnout se tak promeškaným rezervacím. Můžete sledovat statistiky a mít přehled třeba o tom, které termíny jsou nejvytíženější a které zase naopak nikoli. Díky tomu si můžete zorganizovat čas.
Dalším důležitým aspektem je také přehled o všech vašich zaměstnancích. Můžete plánovat rozpisy směn vašich zaměstnanců a jelikož každý zaměstnanec má své specifické potřeby, můžete mu vytvořit individuální rozvrh, udělit přístupová práva nebo nastavit specifické služby na míru. Jednoduše a efektivně.
Upozornění a připomínky
Velice efektivním způsobem, jak dosáhnout vysoké návštěvnosti a zabránit klientům promeškat jejich objednaný termín, je nastavení upozornění. Vy tak můžete svým klientům připomenout nadcházející rezervaci prostřednictvím SMS nebo e-mailu. Výrazně tím snížíte množství zmeškaných termínů a ušetříte čas i peníze. Odesílání upozornění vašim klientům si můžete nastavit a přizpůsobit vašim představám.
Rezervační systémy většinou nabízí automatické potvrzení rezervace přes SMS či e-mail, automatické odesílání připomínek i přizpůsobení času odesílání upozornění. Navíc můžete i díky správě klientů oslovit vaše klienty v době, kdy si myslíte, že by vás mohli navštívit. Díky tomu si přitáhnete vaše klienty k vám a ne k vaší konkurenci. Upozornění a různé připomínky můžete navíc odesílat i sobě a vašim zaměstnancům, abyste se ujistili, že nikdo na nic nezapomene.
Integrace
Jednou z nejdůležitějších výhod rezervační systémů je jejich jednoduché propojení s ostatními nástroji. A nejen s nástroji – vy totiž můžete váš rezervační systém integrovat do celého digitálního světa. Většina rezervačních systémů disponuje snadnou a efektivní integrací do systémů a propojením s ostatními nástroji, které běžně používáte. Na vaše webové stránky si můžete například vložit rezervační tlačítko a vaši klienti se tak mohou objednávat přímo na vašich stránkách.
Ale to není zdaleka všechno. Váš rezervační systém můžete propojit i s ostatními aplikacemi a nástroji jako jsou různé kalendáře (Outlook, Google kalendář), e-mailoví klienti, nástroje na sledování efektivity vašich stránek (Google Analytics, Google Tag Manager), sociální sítě (Facebook a Instagram), nástroje pro správu reklamních kampaní (Sklik) atd. Ve většině případů je taková integrace vcelku jednoduchá a není to nic finančně náročného, ale zato opravdu výrazně usnadní a zefektivní vaši práci.
Jak poznat dobrý rezervační systém?
Je velice důležité, jak systém hodláte používat, co od něj očekáváte a jak konkrétně s ním budete pracovat. Obecně se však dá říci, že by měl nabízet nejen základní funkce jako je vytváření a správa rezervací, správa zdrojů či komunikace se zákazníky, ale také by měl obsahovat specifické funkce, které ve vašem podnikání stoprocentně potřebujete. Vždy je tedy na vás, jaký systém vám bude nejvíce vyhovovat.
Pro vás a vaše zákazníky bude nejdůležitější, aby byl dostatečně intuitivní, přehledný a snadno ovladatelný. Aby byl v jazyce, ve kterém potřebujete, dostupný na zařízeních, které běžně používáte a aby bylo možné ho integrovat do vašich stávajících webových stránek. Z tohoto pohledu se mohou rezervační systémy značně lišit a je na zvážení, který vybrat jako ten nejvhodnější. Doporučujeme si však rezervační systém nejprve prakticky vyzkoušet, a až potom se rozhodnout, který zvolíte.
Pokud byste měli ohledně rezervačních systémů a jejich integrace jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat a my vám rádi pomůžeme.
